Le cahier des charges projet, un outil stratégique pour la réussite des projets
Définition et utilité dans un contexte de gestion de projet
Le cahier des charges projet est un document contractuel absolument obligatoire qui décrit dans les moindres détails :
- la nature du projet ;
- les besoins des futurs usagers ;
- les objectifs à atteindre ;
- les contraintes en tous genres à respecter.
Le cahier des charges projet est ce qui fonde et formalise la demande, c’est pourquoi il fait office de mètre étalon pour l’ensemble des acteurs impliqués, tant du côté client que de celui de l’équipe de projet. Il représente le point de départ du processus de réalisation du projet tout en garantissant que toutes les parties prenantes disposent de toutes les informations dont elles ont besoin pour faire converger leurs efforts vers un but commun.
Pourquoi est-il indispensable dans les projets complexes ? CCTP et CDCF
S’il faut toujours en réaliser quelle que soit l’envergure des travaux demandés, le cahier des charges devient un véritable outil de pilotage stratégique dans les projets complexes, c’est-à-dire ceux qui font notamment intervenir plusieurs métiers et/ou de multiples parties prenantes.
Pourquoi ? Tout simplement parce que d’une part il précise les objectifs et parce que d’autre part, il établit un cadre permettant de gérer :
- les ressources nécessaires ;
- les délais de réalisation ;
- le coût prévisionnel.
Un cahier des charges bien conçu inclut en outre :
- des solutions aux contraintes techniques ;
- un budget prévisionnel projet réaliste ;
- le détail des étapes à accomplir pour atteindre les résultats attendus, autrement dit la feuille de route du projet.
Dans ce cadre, le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) et le cahier des charges fonctionnel (CdCF ou CCF) jouent des rôles complémentaires. Le premier se concentre sur les aspects techniques spécifiques, tandis que le second décrit les besoins fonctionnels et les livrables intermédiaires en lien avec les attentes du client. Tous deux sont des composants du cahier des charges projet, qui les englobe.
Comment bien rédiger un cahier des charges projet pas-à-pas ?
1. Identification des besoins et objectifs stratégiques
Pour élaborer un cahier des charges, on commence par lister les besoins des utilisateurs ainsi que les objectifs.
Veillez bien à effectuer cette tâche dans le souci du détail, il s'agit en effet ici d'exercer une analyse approfondie :
- du contexte du projet ;
- des attentes des parties prenantes, notamment celles des clients mais pas seulement.
Pour définir les objectifs, autant généraux que spécifiques, il peut être intéressant d’utiliser des méthodologies comme SMART pour s’assurer qu’ils soient mesurables, atteignables et réalistes.
Dans votre cahier des charges vous devez par ailleurs clarifier les niveaux de priorité pour chaque besoin précédemment identifié, ce afin de guider le chef de projet dans l’allocation des ressources nécessaires.
Des solutions spécialisées existent. Chez Yndia Dynamics, nous vous proposons des solutions numériques pour faciliter la collecte et l’analyse des exigences et donc affiner la formulation et la formalisation des besoins durant la rédaction.
2. Préciser les contraintes et les exigences techniques
C’est une étape tout aussi incontournable que la précédente, et pour cause, c’est ici que vous allez aborder des problématiques, qui sans solution, sonneraient l’interruption voire l'abandon du projet. À titre d’exemple, on peut citer :
- L’hébergement de certains intervenants ponctuels ;
- la compatibilité des outils de communication essentiels ;
- les limites budgétaires imposées par exemple par le prix de revient des matériaux de construction.
On voit au travers de ces quelques exemples qu’il peut aussi bien s’agir de contraintes purement techniques que de contraintes contextuelles. Quoi qu’il en soit, une revue exhaustive de ces exigences particulières diminue sensiblement le nombre de retards imprévus et permet ce faisant d’estimer une date de livraison de façon réaliste.
Par exemple, dans un projet de tuyauterie industrielle, il faut documenter les matériaux à utiliser, les normes de sécurité applicables, ainsi que les délais nécessaires à chaque phase de l'installation des équipements.
Notez qu’en utilisant l’outil de chiffrage semi-automatisé d’Yndia Dynamics, vous pourrez non seulement estimer vos coûts plus rapidement mais aussi avec une très haute fiabilité puisque cette solution réduit considérablement les risques liés aux erreurs humaines.
3. Définition et exemple de livrables et critères de performance
Dans cette troisième étape, il faut penser à la fois aux résultats attendus à long terme et aux livrables intermédiaires servant à évaluer la progression du projet.
Quel que soit le livrable, il doit donc être la preuve, à chaque étape de la réalisation du projet, de la cohérence de ce dernier. Et pour cela, il doit refléter les besoins fonctionnels identifiés en première étape de rédaction et les contraintes techniques formalisées en seconde étape..
Ces livrables, combinés à des objectifs mesurables (grâce à des KPI), aident entre autres, à évaluer le taux de satisfaction des clients à la fin du projet. Ils doivent également être flexibles, permettant des ajustements en fonction des imprévus ou de l’évolution des besoins.
Exemple : dans le cadre d’un projet de rénovation de tuyauterie industrielle, un livrable intermédiaire pourrait être un plan détaillé validé des circuits de tuyauterie, avec les matériaux prévus, les dimensions et les points de raccordement critiques. Ce plan servirait à vérifier que les besoins fonctionnels (transport sûr et efficace de fluides spécifiques) soient respectés tout en prenant en compte les contraintes techniques (la résistance à des pressions élevées).
4. Gestion des risques et planification des imprévus
Pas de gestion de projet digne de ce nom sans gestion des risques projet. Comme pour tout le reste, le cahier des charges sert de document de référence concernant l’évaluation des risques potentiels et des solutions pour les gérer. Par exemple, il est essentiel de prévoir un budget supplémentaire après discussion pour couvrir des imprévus éventuels ou des dépassements liés aux ressources et prestations nécessaires. Même chose pour les délais, il est important de prévoir des marges de manœuvre.
Côté méthodologie, on ne saurait trop vous conseiller ici de vous intéresser à la méthode AMDEC, pour anticiper les défaillances projet.
Bonnes pratiques lors de l'élaboration du cahier des charges
Implication des parties prenantes tout au long du processus
Difficile d’avoir un cahier des charges réellement pertinent si on ne prend en compte les retours que d’un nombre limité des acteurs du projet.
C’est la raison pour laquelle, on recommande vivement, au contraire d’inclure dans les discussions toutes les parties prenantes dès le début et tout au long du processus :
- les clients ou le pouvoir adjudicateur en cas de projet public ;
- les différents prestataires et corps d’état ;
- les experts ;
- les chargés de projet et le chef de projet ;
- la maîtrise d’ouvrage ;
- les autorités réglementaires ;
- les fournisseurs.
Grâce à une collaboration étroite, on peut recueillir une variété de points de vue puis les prendre en considération dans la rédaction du document. Par ailleurs, impliquer tout le monde est le seul moyen d’obtenir un consensus sur les aboutissants du projet et garantir ainsi que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
Mise à jour et flexibilité du document
Tant que le projet est en cours, le cahier des charges ne doit jamais être considéré comme figé dans le marbre. À l’inverse, il est sujet à des mises à jour régulières en fonction des besoins et des évolutions du projet.
Et c’est pour cela que sa rédaction doit être flexible et laisser suffisamment de place pour des ajustements éventuels. Cette adaptabilité peut être favorisée si vous utilisez des méthodologies agiles et itératives telles que PERT pour la planification industrielle, ou la méthode PDCA pour l’amélioration continue de vos processus.
Finalement, ce qu’il faut retenir du cahier des charges projet, c’est la rigueur et l’exhaustivité de l’approche : il faut penser à tout, point par point, des objectifs premiers du projet et de votre entreprise aux contraintes techniques les plus détaillées et il faudra même laisser de la place à l’imprévu tout en ayant des solutions d’avance. Pour penser à tout et tout au long du projet, les chargés de projet ne sont pas seuls : ils auront besoin de toute l’expérience et de tous les points de vue des parties prenantes pour conduire l’inventaire exhaustif que requiert le cahier des charges projet.
Chez Yndia Dynamics, grâce à nos solutions innovantes de collecte et d’analyse de données, nous vous aidons à établir un cahier des charges projet, minutieux et complet mais tout en vous laissant de quoi rester souple pour l’adapter aux circonstances réelles. Découvrez nos outils !
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