C’est quoi un DCE dans un appel d’offres ?
DCE : Définition du dossier de consultation des entreprises
Le DCE (dossier de consultation des entreprises) est un ensemble de documents mis à disposition des entreprises candidates (soumissionnaires) intéressées par un appel d'offres. Il a pour objectif de fournir à ces dernières toutes les informations pertinentes à propos du projet. Ces documents permettent aux entreprises de comprendre avec précision et en intégralité les attentes du maître d’œuvre, et donc de concevoir des offres en adéquation avec ces besoins.
DCE : Pour quels types de travaux ? Pour les marchés publics ou privés ?
Le DCE est une pratique courante tant pour des marchés publics, que des projets privés ou même des projets industriels complexes.
Dans un marché public, le DCE est indispensable pour le pouvoir adjudicateur (le représentant du pouvoir public, cela peut être une mairie, un ministère, etc.) Pourquoi ? Parce qu’il est la garantie d’un appel d'offres exhaustif et sans ambiguïté. En effet, parce qu’il regroupe les exigences techniques, administratives et financières, ce dossier favorise une réponse plus structurée et plus fluide de la part des opérateurs économiques (entreprises de construction, fournisseurs, cabinets d’architectes, etc.). Il y a ainsi très peu de risques d'incompréhensions ou de malentendus, dans un sens comme dans l’autre.
Ceci dit, le DCE ne sert pas seulement à transmettre les informations efficacement. En effet, comme il donne une description point par point du projet en toute transparence, il constitue aussi une base de concurrence équitable où les meilleures entreprises soumissionnaires l’emportent. L’équité est toujours extrêmement importante dans un appel d’offres, a fortiori sur un marché public.
Conseils pour bien structurer le plan de son DCE
Le règlement de la consultation
Première partie du DCE, le règlement de la consultation dicte les règles du jeu pour les entreprises soumissionnaires. Plus précisément, ce document fixe :
- les modalités de la procédure ;
- les critères de sélection ;
- les étapes de la consultation ;
- le calendrier, ce qui comprend la date de réception des offres et le délai de remise ;
- les moyens de communication électronique à utiliser (surtout l’adresse e-mail pour l'échange d'informations) ;
- l’adresse de l’acheteur public.
Du côté de l’acheteur, qu’il soit public ou non, il faut absolument veiller à rédiger les instructions les plus claires possibles car toute ambiguïté présente un risque d’erreur d’interprétation qui mettrait alors en péril la validité des offres envoyées par les entreprises soumissionnaires.
En effet, en cas d’erreur d’interprétation, sur un détail si petit soit-il, il est possible que l’offre soumise par un candidat ne soit plus conforme aux exigences administratives, légales ou aux réglementations d’usage dans le secteur d’activité de l’acheteur. L’offre se retrouve ainsi invalidée même si tout le monde était de bonne foi. D’où cet impératif d’avoir des règles du jeu limpides.
Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP)
Le CCTP représente une autre partie tout aussi essentielle du DCE. C’est le volet spécifications techniques du projet. Dans ce document, le maître d’œuvre détaille ses exigences en matière de :
- Normes industrielles ou de construction à respecter ;
- choix de matériaux ;
- méthodes et plans d’exécution ;
- contraintes spécifiques liées aux délais.
De leur côté, les entreprises soumissionnaires s’appuient sur le CCTP pour adapter leurs réponses techniques aux besoins précis de l'acheteur.
Ainsi, un CCTP bien rédigé garantit que les entreprises comprennent pleinement les attentes techniques du projet, ce qui limite une fois encore les risques de propositions inadaptées ou non conformes. C’est donc un document indispensable pour la préparation des offres. C’est aussi un outil précieux qui va permettre au maître d’ouvrage d’assurer un suivi technique rigoureux.
Le bordereau des prix unitaires (BPU)
Le BPU est un document dont l’objectif est l’élaboration d’un budget prévisionnel projet précis, qui servira de cadre de référence pour le calcul des coûts tant pour le maître d’ouvrage que pour les entreprises soumissionnaires.
En effet, le bordereau des prix unitaires est une liste de chacune des prestations demandées avec prix unitaire. Les entreprises peuvent ainsi avoir une bonne visibilité sur le montant total de leurs services et ajuster leur offre en conséquence pour rester compétitives.
Pour l’acheteur, le BPU va servir de base de comparaison entre les offres reçues : coût global de chaque proposition, mais aussi compétitivité de chaque soumissionnaire. Là où le CCTP permet de dire si une offre est techniquement viable ou non, le BPU lesquelles sont les plus financièrement avantageuses.
Le cahier des clauses administratives particulières (CCAP)
Enfin, le CCAP regroupe les aspects contractuels du projet. Ce document couvre notamment les sujets suivants :
- les conditions de paiement ;
- les garanties ;
- les assurances ;
- les pénalités en cas de retard ou de non-conformité réglementaire.
L’idée ici, vous l’aurez comprise, c’est de limiter les risques de litiges en spécifiant rigoureusement les responsabilités administratives et financières des co-contractants (maître d’ouvrage et entreprise retenue).
Le CCAP est également un enjeu central dans la direction des affaires juridiques d’un acheteur public, qui doit s'assurer de la conformité des pièces contractuelles aux dispositions du code de la commande publique.
En résumé, le DCE est important pour tout appel d’offres, public comme privé, tant pour l’acheteur que pour les entreprises soumissionnaires, parce qu’il formalise à travers chacun des documents qui le composent un aspect incontournable des prérequis du projet : les procédures de soumission d’offre avec le règlement de la consultation ; les caractéristiques techniques avec le CCTP, le coût prévisionnel avec le BPU et les futures obligations contractuelles (CCAP) pour les entreprises qui emporteront l’appel d’offres et signeront l'acte d'engagement.
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