Les bénéfices d’un logiciel de devis et factures dans le bâtiment
Simplification du chiffrage lors de la création et de la gestion des devis
Dans le secteur du bâtiment, la gestion des devis est dans la plupart des cas un ensemble de tâches complexes et chronophages. Le seul et unique but d’un logiciel de devis et facture, c’est justement de vous simplifier ces tâches pour vous libérer plus de temps pour traiter les aspects plus techniques de votre métier.
La génération automatique des montants est l’un des principaux atouts de ce type de solution. Les logiciels de création de devis et de facturation intègrent des bibliothèques de tarifs contenant notamment les prix :
- des matériaux ; de la main-d'œuvre ;
- des fournisseurs.
Grâce à ces tarifs, il est possible de créer un devis précis en quelques minutes, sans calcul manuel, et ce même pour les projets les plus compliqués en termes de macro-chiffrage.
De plus, avec les modèles personnalisables proposés par un outil digne de ce nom, vous pouvez facilement intégrer la charte graphique de votre entreprise à vos devis et factures, ce qui contribue à renvoyer une image de cohérence, de crédibilité et de professionnalisme aux différents clients destinataires. Les modèles sont aussi un moyen infaillible de n'oublier aucune mention obligatoire, ce qui va dans le sens de la conformité réglementaire.
Ces fonctionnalités se retrouvent dans un logiciel comme Yndia Dynamics, qui utilise l’intelligence artificielle pour automatiser des devis et produire des estimations détaillées et précises même sur des projets industriels de grande envergure.
Ces outils permettent également un gain de temps considérable. En effet, en automatisant les tâches répétitives et les calculs, le logiciel transforme en devis chaque demande de projet en quelques clics, vous évitant ainsi d’innombrables heures de saisie manuelle.
Application de suivi des factures et des paiements
Une fois le devis accepté, le logiciel va générer tout de suite une facture, évitant ainsi au client d’attendre inutilement et vous évitant, de votre côté, d’oublier de la rédiger et de l’émettre. En effet, vous serez notifié et n’aurez qu’à valider le contenu avant l’envoi. Il est également possible d’automatiser tout le processus mais si vous voulez garder la main, cela reste possible également. Dans tous les cas, vous gagnez énormément de temps.
Un autre avantage majeur est le suivi des paiements en temps réel. Grâce à un bon logiciel de devis et de factures, vous pouvez notamment :
- consulter l’état d’avancement de chaque devis/facture ;
- visualiser les factures impayées ;
- configurer des relances automatiques pour éviter les retards de paiement.
La comptabilité est également simplifiée grâce à l’intégration avec des logiciels de comptabilité : le processus de gestion des entrées et des sorties est automatisé, vous évitant ici encore les saisies manuelles. Ce faisant, vos risques d’erreurs se cantonnent à la phase de configuration et dans le cas improbable où une erreur se glisserait à ce moment, elle se retrouverait dans tous les documents si bien que vous la repéreriez très rapidement.
Quoi qu’il en soit, vous aurez un meilleur suivi de vos comptes, vos factures d'acompte et vos factures de situation.
Évolution des prix et conformité réglementaire aux normes obligatoires
Ce qui est vrai pour la comptabilité l’est aussi pour la saisie des différentes informations : grâce aux contrôles automatiques des données, les risques d'erreurs concernant les prix ou les quantités sont très limités.
En matière de conformité, les logiciels sont régulièrement mis à jour pour s’adapter aux changements législatifs, notamment en ce qui concerne les taux de TVA. Ils incluent également des champs spécifiques pour les attestations de TVA et les délais de paiement. Vous êtes ainsi assuré que vos devis et factures respectent les normes en vigueur, même en cas de modification de la loi.
Yndia Dynamics, par exemple, propose des outils de contrôle réglementaire intégrés, qui vérifient la conformité des documents selon les dernières évolutions légales. Grâce à cette aide à la veille réglementaire, vous êtes certain d’émettre des documents conformes aux réglementations en vigueur, tant vis-à-vis des lois que des normes industrielles.
Enfin, la traçabilité est un autre point fort de ces solutions. Parce qu’ils enregistrent chaque échange de document avec vos clients, ces logiciels présentent un historique détaillé de chaque transaction, ce qui va vous faciliter les audits de conformité. Vous disposez ainsi d’une preuve d’échange en cas de litige ou de besoin de clarification avec le client.
Comment un logiciel éditeur de devis et factures améliore la gestion de vos projets en bâtiment ?
Meilleure gestion des coûts et des marges
Le calcul du coût prévisionnel dans le secteur du bâtiment peut rapidement devenir un casse-tête en raison des fluctuations de prix des matériaux et des tarifs de sous-traitance. Avec un logiciel de devis et factures, vous bénéficiez d’une estimation précise des coûts, aussi bien des matériaux, que de la main-d’œuvre ou des marges.
Le suivi des marges bénéficiaires est lui aussi facilité. Un bon logiciel de devis vous permet de définir des marges par projet et de recevoir des notifications en cas de dépassement de budget. C’est le cas de la solution Yndia Dynamics, grâce à laquelle vous pouvez par exemple optimiser la gestion des coûts dans des projets complexes via une analyse précise des entrées et sorties.
Optimisation de la planification et des ressources
En matière de planification, un logiciel de devis et factures vous aide à organiser la disponibilité :
- de vos équipes ;
- de vos sous-traitants ;
- de vos matériaux.
Grâce à cette vision d’ensemble sur chaque projet, vous êtes à même d’anticiper les besoins et de gérer plusieurs projets de front. Souvent par l’entremise d’un module de gestion de planning pour suivre les tâches et les échéances en temps réel et éviter les retards et les interruptions de chantier.
Le principe est le même pour vos ressources humaines et matérielles : vous conservez une vue d’ensemble et en temps réel sur ce dont vous disposez, afin d’en faire l’usage le plus avisé en fonction des projets en cours. C’est une fois de plus l’une des possibilités offertes par la solution Yndia Dynamics par le biais de l’automatisation des analyses de données d’entrée et des schémas techniques.
Fluidité dans la collaboration avec les clients et les partenaires
Grâce à l’envoi des devis par e-mail, les délais de validation sont écourtés et la communication rendue plus efficace. De plus, certains logiciels proposent un accès en ligne pour les clients, leur permettant de consulter directement les devis et factures, ainsi que le suivi des paiements. Cette transparence renforce la relation client, créant un lien de confiance sur le long terme.
Le partage avec les partenaires est également simplifié grâce à la centralisation des documents ; un enjeu de premier ordre dans un projet de sous-traitance, où chaque corps d'état doit pouvoir accéder aux informations nécessaires en temps réel pour éviter les erreurs ou les malentendus.
Pour conclure, il n’y a aucun inconvénient à adopter un logiciel de devis et facture dans le secteur du bâtiment : là où les erreurs humaines peuvent avoir de lourdes répercussions, elles se retrouvent limitées au minimum ; là où le chiffrage et les autres tâches administratives prennent énormément de temps, les logiciels les plus adaptés font le travail en quelques dizaines de secondes ; ce n’est pas non plus une tâche qualifiée alors on peut l’automatiser sans que cela pose de problème éthique. Un logiciel de devis et de factures dans le bâtiment est un choix qui bénéficie à tout le monde : votre entreprise, vos équipes, vos partenaires, vos fournisseurs et vos clients.
Vous l’aurez compris, chez Yndia Dynamics, nous proposons une solution de chiffrage intelligent, de chiffrage semi-automatisé et de gestion de conformité réglementaire pour aider votre entreprise à gagner du temps pour se consacrer à ce qui compte vraiment : votre cœur de métier. Alors contactez-nous !
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