Comprendre les bases de l’audit de conformité
Qu’est-ce que l’audit et la mise en conformité ?
Un audit de conformité est une évaluation destinée à vérifier si une entreprise respecte, au travers de ses pratiques et process, les normes légales, industrielles de son secteur d’activité ou encore celles qu’elle s’est elle-même fixées. Ce processus, réalisé par des auditeurs internes ou externes, consiste à repérer les éventuelles non-conformités en examinant minutieusement :
- les activités ;
- les états financiers ;
- le système d’information ;
- la politique en matière de ressources humaines.
Selon les besoins de chaque entreprise, on distingue plusieurs types d’audit. À titre d'exemple, les audits environnementaux vérifient la conformité réglementaire relative à la gestion des déchets et à la protection des écosystèmes. Les audits qualité, en revanche, s’assurent que les processus de production respectent les normes ISO (des standards internationaux). On pourrait aussi mentionner l’audit de conformité RGPD qui vise à examiner la manière dont l’entreprise protège les données personnelles des visiteurs de son site internet.
Pourquoi l’audit de conformité est-il essentiel à la performance opérationnelle des entreprises industrielles ?
Pour une entreprise, l’audit de conformité est une étape cruciale pour prévenir les risques financiers liés aux non-conformités. En effet, une non-conformité, quand elle est détectée tardivement peut engendrer des sanctions telles que des amendes ou des limitations d’activité.
Mais éviter le pire n’est pas la seule vocation des audits de conformité. Ce sont aussi des occasions d’identifier des opportunités d’amélioration : les auditeurs émettent des recommandations qui, si elles sont prises en compte, contribueront à l’optimisation des pratiques de l’entreprise. Grâce à cela, les risques sont gérés plus en amont et donc plus facilement prévenus, ce qui augmente la crédibilité de l’entreprise et donc sa compétitivité sur des marchés exigeants.
Exemples de réglementations courantes dans l’industrie
Chaque secteur et même chaque activité ont ses propres normes à respecter. Par exemple, les normes de tuyauterie industrielle incluent l’ISO 20560-2 sur le contenu des tuyauteries et des réservoirs.
Ceci dit, certaines normes reviennent dans quasiment tous types de contexte, ce qui forme un ensemble de cadres incontournables. Voici quelques exemples :
À l'échelle européenne, il existe par ailleurs des directives telles que le règlement REACH pour le contrôle des substances chimiques ou RoHS pour les équipements électroniques. En chaudronnerie, on pourrait citer la directive européenne n°2014/68/UE du 15/05/14 ou plus simplement certification PED qui encadre la mise sur le marché des équipements sous pression.
Les étapes clés pour préparer un audit de conformité
Identifier les exigences réglementaires et normatives
Pour préparer un audit de conformité, on va d’abord commencer par répertorier les normes et réglementations applicables au périmètre audité. Une entreprise agroalimentaire, par exemple, devra intégrer des exigences HACCP en matière de sécurité alimentaire, tandis qu’une société de tuyauterie industrielle devra forcément prendre en compte les normes propres au soudage (ISO 3834 ou EN 13480 de tuyauterie métallique.
Pour pouvoir évaluer avec précision les écarts entre les normes et la réalité du terrain, il faut que l’examen soit conduit de manière impartiale, même si l'audit est interne à l’entreprise. Dans tous les cas, si vous voulez une couverture complète des risques réglementaires, pensez à faire participer les responsables ressources humaines ou sécurité au travail.
Mettre en place un système de gestion documentaire
La préparation d’un audit, c’est aussi un travail important de documentation rigoureuse pour compiler et centraliser :
- les politiques internes ;
- les rapports d’audit précédents (si pertinents) ;
- les diagnostics RH ;
- les certificats de conformité.
Comme on peut s’en douter, cette partie gestion de conformité, pour être rigoureuse, requiert du temps à vos équipes. Pour gagner un peu de ce précieux temps mais aussi afin de simplifier le suivi de conformité et éviter les erreurs administratives lors de cette phase, il existe des solutions SaaS comme celle proposée par l’outil Yndia Dynamics. Ce dernier dispose en effet de tout un volet de gestion de conformité qui peut aider votre entreprise à éviter des erreurs aux conséquences indésirables.
Réaliser une pré-évaluation interne des risques de non-conformité
Dans le cas d’un audit externe, on ne saurait trop vous conseiller de mener un audit interne au préalable, ou au minimum une pré-évaluation. L’audit externe revêtant un caractère officiel et étant parfois votre voie d’accès à une certification de sécurité industrielle ou plus généralement à l’obtention d’une norme, faire une répétition générale avant vous permet de repérer les non-conformités et de mettre en place des mesures correctives avant l’examen.
Comment réaliser un audit de conformité ? Les bonnes pratiques
Déroulement classique d’un audit de conformité
On a déjà décrit la phase préparatoire de recherche documentaire, même si ce n’est pas l’audit en lui-même, c’est une démarche qui permet aux auditeurs de définir le périmètre de l’exercice et de collecter les données initiales. Cette contextualisation est un prérequis indispensable pour obtenir un état des lieux précis.
Vient ensuite le temps du travail de terrain : l’inspection sur site. C’est là que les auditeurs vont directement vérifier les pratiques de l’entreprise :
- Par des interviews ;
- En examinant les documents de travail des équipes (si l’audit est externe, il faudra d’abord décider de process pour protéger les données sensibles et confidentielles ou envisager de faire signer un engagement juridique aux auditeurs).
En dernier lieu, on rédige un rapport d’audit qui résume les résultats de l’évaluation. Ce document met en évidence les points de non-conformité et propose des opportunités d’amélioration. Ce rapport d’audit sera par la suite la référence absolue pour toutes les actions de mise en conformité.
[Visuel 'étapes audit']
Collaboration avec les auditeurs
Pour être pertinent, un audit requiert également la bonne foi de tous les participants, collaborateurs de l’entreprise auditée inclus : tout le monde doit jouer le jeu et une communication transparente entre les auditeurs et les personnes en charge de la conformité est primordiale.
Il faut donc désigner des interlocuteurs référents internes, tels qu’un responsable de la sécurité au travail ou un spécialiste des ressources humaines, afin de fluidifier les échanges avec les auditeurs indépendants ou rattachés à une entité tierce.
L’accès facile aux informations et documents n’est pas qu’une question d’efficacité, c’est aussi le seul moyen d’instaurer un climat de confiance. Notez que même pour un audit interne, il est vivement recommandé de laisser le plus d’autonomie et d’accès possible aux auditeurs.
Tirer parti des outils numériques pour plus d'efficacité
L’exercice de l’audit de conformité a toujours été un processus où l’erreur est à la fois proscrite et hautement probable (du fait de la quantité d’informations à traiter et de paramètres à vérifier).
Un problème épineux qui n’a longtemps eu qu’une seule solution : consacrer beaucoup de temps à effectuer des vérifications et des relectures multiples.
Aujourd’hui, la technologie, si elle ne remplace pas l’humain, ouvre des possibilités où ce travail est beaucoup moins chronophage mais aussi bien moins fastidieux pour les personnes en charge de la collecte des données, et en aval du processus, à suivre les résultats des audits précédents et à intégrer les bonnes pratiques issues des recommandations.
Ainsi, l’outil Yndia Dynamics, automatise la collecte de données initiale, ce qui réduit considérablement les risques d’erreur et fait gagner beaucoup de temps à tout le monde.
En résumé, que l’audit soit interne ou externe, le travail préparatoire est toujours déterminant. S’il est réalisé par un tiers, l’audit de conformité suppose de votre part de tout faire pour que la préparation puis le travail de terrain se déroulent dans les meilleures conditions pour les auditeurs. Si l’audit est interne, certains de vos collaborateurs devront tout faire eux-mêmes. Ceci comprend une phase documentaire rigoureuse face à laquelle des solutions technologiques peuvent être intéressantes pour à la fois prévenir les erreurs et éviter de consacrer trop de temps à cette tâche que les bons outils peuvent partiellement automatiser. Découvrez l’offre Yndia !
.webp)
